Behandling af revideret årsregnskab

Når I er medlem af KAM, står vi for at udarbejde jeres årsregnskab i tæt samarbejde med jer. I forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet er der nogle tidsfrister,  både officielle og uofficielle, som skal overholdes. Herunder finder I en oversigt over processen for godkendelsen af det reviderede årsregnskab.

Aflevering af bilag
Før vi begynder at se på årsregnskabet skal vi have modtaget og bogført alle bilag vedrørende gammelt år. Derfor beder vi om, at vi senest 15. januar har modtaget alle bilag vedrørende gammelt år.

Afregning af moms
Når alt er betalt og bogført, afregner vi moms de steder, hvor det er aktuelt.

Indhentelse af materiale til revisor
Ultimo januar begynder vi på årsregnskaberne, og vi indhenter de regnskabsmaterialer, der skal afleveres til revisor. Noget af dette kan vi hente selv, og andet skal vi have fra jer. Noget af det vi skal have fra jer, kan være kollektbøger og -regnskaber, menighedsplejeregnskaber, provstigodkendelser og lignende.

Mødedato for godkendelse
For at vi kan planlægge udsendelsen af årsregnskaberne, er det vigtigt, at I informerer os om på, hvilken dato i marts I skal godkende årsregnskabet. Skal regnskabet først behandles i et udvalg, er det den mødedato, vi skal bruge. I god tid inden jeres møde modtager I et udkast og et anlægsskema. I kan nu skrive menighedsrådets regnskabsforklaringer. Disse kan lægges i regnskabet inden, det godkendes, men det er også muligt at lægge dem i regnskabet efter godkendelsen.

Aflevering på Økonomiportalen
Inden regnskabet godkendes på menighedsrådsmødet, skal det være afleveret på Økonomiportalen og forsynet med et afleveringsstempel. Teksten fra dette afleveringsstempel skal fremgå af mødereferatet, da den identificerer det godkendte regnskab. Vi vil normalt sørge for at regnskabet bliver afleveret, men I kan også selv aflevere det på mødet. Vi anbefaler dog, at I lader KAM aflevere regnskabet, da tekniske problemer kan gøre aflevering umulig på mødet.

Godkendelse og beslutningsprotokol
Regnskabet skal være godkendt senest 1. april. Beslutningsprotokollen skal efterfølgende lægges i dokumentarkivet på FIN, hvor vi sørger for, at der bliver linket mellem regnskab og beslutningsprotokol.

Klarmelding til revisor
Når regnskabet er godkendt, og regnskabsmaterialet er afleveret i dokumentarkivet, sørger KAM for at regnskabet klarmeldes til revisor.

Senest den 15. september skal provstirevisorer have afsluttet revisionen af regnskabet. 

Behandling af revisors bemærkninger
Menighedsrådet skal behandle revisors bemærkninger på et menighedsrådsmøde inden den 15. oktober, medmindre provstiudvalget har dispenseret fra denne frist. Som dokumentation for behandlingen skal beslutningsprotokollen og den underskrevne revisionsprotokol lægges i dokumentarkivet.

Som dokumenttype vælges 'Behandling af protokollat'

Provstiudvalget kan herefter behandle revisors protokol og menighedsrådets bemærkninger på et provstiudvalgsmøde.

Regnskabet offentliggøres 1. maj på sogn.dk.