Behandling af revideret årsregnskab

Når I er medlem af KAM,  står vi for at udarbejde jeres årsregnskab. I tæt samarbejde med jer. Nedenfor kan du finde en beskrivelse af godkendelsen af det reviderede årsregnskab.

I forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet er der nogle tidsfrister. Både officielle og uofficielle. Før vi begynder at se på årsregnskabet skal vi have modtaget og bogført alle bilag vedrørende gammelt år. Derfor beder vi om, at vi senest 15. januar  har modtaget alle bilag vedrørende gammelt år. Når alt er betalt og bogført, afregner vi moms de steder hvor det er aktuelt. Ultimo januar  begynder vi på årsregnskaberne, og vi indhenter de regnskabsmaterialer der skal afleveres til revisor. Noget af dette kan vi hente selv, og andet skal vi have fra jer. Noget af det vi skal have fra jer, kan være kollektbøger og -regnskaber, menighedsplejeregnskaber, provstigodkendelser og lignende.

For at vi kan planlægge udsendelsen af årsregnskaberne, er det vigtigt at I oplyser os på hvilken dato i marts  I skal godkende årsregnskabet. Skal regnskabet først behandles i et udvalg, er det den mødedato, vi skal bruge. I god tid inden jeres møde, modtager i et udkast og et anlægsskema. I kan nu skrive menighedsrådets regnskabsforklaringer. Disse kan lægges i regnskabet inden det godkendes, men det er også muligt at lægge dem i regnskabet efter godkendelsen.

Inden regnskabet godkendes på menighedsrådsmødet, skal det være afleveret på Økonomiportalen, og forsynet med et afleveringsstempel. Teksten fra dette afleveringsstempel skal fremgå af mødereferatet, da den identificerer det godkendte regnskab. Vi vil normalt sørge for at regnskabet bliver afleveret, men I kan også selv aflevere det på mødet. Regnskabet skal være godkendt senest 1. april . Beslutningsprotokollen skal efterfølgende lægges i Dataarkivet på DAP, hvor vi sørger for, at der bliver linket mellem regnskab og beslutningsprotokol.

Når regnskabet er godkendt, og regnskabsmaterialet er afleveret i Dataarkivet, sørger vi for at regnskabet klarmeldes til revisor.

Senest den 15. september skal provstirevisorer have afsluttet revisionen af regnskabet. 

Menighedsrådet skal behandle revisors bemærkninger på et menighedsrådsmøde inden den 15. oktober , med mindre provstiudvalget har dispenseret fra denne frist. Som dokumentation for behandlingen bør beslutningsprotokollen (evt. med revisionsprotokollen som bilag) lægges i DATAARKIVET

Som dokumenttype vælges 'Behandling af protokollat'

Provstiudvalget kan herefter behandle revisors protokol og menighedsrådets bemærkninger på et provstiudvalgsmøde. Efter mødet lægges provstiudvalgets eventuelle bemærkninger til menighedsrådets regnskab tillige i DATAARKIVET. Dokumentationen fra provstiudvalget kan være i form af beslutningsprotokollen fra provstiudvalgsmødet, eller alternativt et brev til hvert menighedsråd.

Som dokumenttype vælges ”Provstiets godkendelse af regnskab". Hvis provstiudvalget ikke kan godkende regnskabet på det foreliggende grundlag, kan dokumenttypen ”Provstiets forkastelse af regnskab” vælges.

Hvis provstiet har forkastet regnskabet skal processen gentages, indtil der foreligger en godkendelse, før menighedsrådet går videre til den afsluttende behandling.

Menighedsrådet skal for at afslutte godkendelsesprocessen på et menighedsrådsmøde behandle provstiudvalgets bemærkninger. Beslutningsprotokollen fra menighedsrådsmødet lægges i DATAARKIVET. Som dokumenttype vælges ”Behandling af kommentarer fra provstiet”.

Provstiudvalget kan herefter ”offentliggøre” regnskaberne.