I Brandsoft findes der et fakturingsmodul, der kan være relevant at anvende for kirker, der har indtægter for begravelseskaffe, pyntning af kirken, lokaleleje m.v. 

 

Modulet anvendes på alle kirkegårde, og fra 2015 vil KAM-medarbejderne anvende faktureringsmodulet til opkrævning af præsternes bidag til vand mv. 

 

KAM kan opsætte systemet i samarbejde med den person hos jer, der nu står for udstedelse af lejekontrakter mv. og oplære den pågældende i brug af systemet. 

 

KAM kan overtage faktureringen, men det vil næppe være hensigtsmæssigt i de fleste tilfælde. Det kan vi vende individuelt. 

 

At anvende faktureringssystemet betyder, at en faktura er bogført, når den udskrives.  

Fakturaen bliver bogført som et tilgodehavende, og anvendes systemets muligheder, vil det være nemt at følge op på skyldige beløb. 

 

I forbindelse med lokaleleje vil vi anbefale følgende:

 

Når lokalet reserveres udstedes en faktura med en betalingsfrist på f.eks 14 dage, og ved reservation med kort varsel, senest f.eks 2 dage før.   

Det vil være muligt at tilkoble elektronisk E-boks fakturering til systemet, så man slipper for manuelt udsendelse af fakturaer, men at sende pr. mail er nok en mere oplagt  mulighed i de fleste tilfælde.   

 

Fakturaen betales via bankoverførsel.  - Hvis det sker via FI-kort, kan vi indlæse en indbetalingsfil fra banken. 

 

Først når fakturaen er betalt sker den endelige reservation af lejemålet, og betaling er udtryk for accept  af vilkår for lejemålet.  

Der skal vedtages regler for hvor meget der tilbagebetales ved afbestilling af lejemålet, afhængig af afbestillingstidspunkt.   

 

Depositum:

 

Mange kirker har afskaffet opkrævning af depositum, da erfaringen er, at der sjældent er brug for tilbageholdelse af depositum, og hvis det sker, er beløbet ofte større end det opkrævede depositum.  Den tid, der spares på administration af depositum vil i de fleste tilfælde kunne opveje det tab, der sjældent vil forekomme, da  kirkens lokaler nok sjældent udlejes til personer, hvor sandsynligheden for, at de ikke er indstillet på at dække ødelagte genstande mv. er minimal. 

 

Nogle modregner ofte manglende rengøring - og er erfaringen at de fleste ikke rengør tilstrækkeligt, skal man måske overveje at hæve prisen og gøre rengøring obligatorisk. 

 

Nogle modregner anvendelse af duge mv. - Men i det omfang, mængden af duge ikke kan afklares på forhånd, kan der udstedes en efterfølgende faktura i stedet. 

 

Anvendes systemet til andre formål end lejeindtægter, vil fremgangsmåden kunne være cirka den sammen. Det kan drøftes nærmere i de enkelte tilfælde.